Makalah - Administrasi Pendidikan

BAB II

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

1.      Pengertian Administrasi Pendidikan

Setiap  bentuk usaha, besar atau kecil, memerlukan cara-cara pengaturan dan penyelenggaraan yang efektif dan efisien agar tercapai hasil yang maksimal. Segala sumber daya yang digunakan harus diatur penggunaannya, sehingga tidak terjadi pemborosan yang berarti, dalam rangka mencapai tujuan atau keuntungan yang dinginkan untuk diperoleh. Inilah yang menjadi titik perhatian ilmu administrasi.

Untuk mengetahui perngertian administrasi pendidikan perlu terlebih dahulu dilihat pengertian secara umum, karena administrasi pendidikan merupakan aplikasi ilmu administrasi ke dalam bidang pendidikan.

Secara etimologi, kata administrasi berasal dari bahasa latin ad dan ministrare yang menurut Gei (1992) artinya melayani, membantu, menunjang pencapaian tujua sehingga benar-benar tercapai. Pengertian administrasi secara lengkap menurut Gei adalah segenap rangakaian penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencaai tujuan tertentu.

Selanjutnya Siagian(1986) mendefenisikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.  Nurhadi (1983) mengartikan administrasi sebagai suatu kegiatan rangkaian yang berupa proses pengelolaan suatu kerjasama sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien.

Dari defenisi diatas makna administrasi dapat diuraikan menjadi lima pengertian pokok yaitu:

a.        Administrasi merupakan kegiatan atau rangkaian kegiatan manusia.

b.        Rangkaian kegiatan itu merupakan suatu proses dan bersifat dinamis.

c.         Proses itu dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi.

d.        Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah diterapkan sebelumnya.

e.        Proses pengelolaan itu dilakukan agar tujuan dicapai secara efektif dan efesien.

Dewasa ini, sesuai dengan perkembangan ilmu administrasi, ruang lingkup administrasi jauh lebih luas daripada sekedar urusan surat menyurat.
Menurut Burrup, administrasi adalah totalitas proses penyediaan dan penggunaan secara efektif sumber daya manusia dan sumber daya material yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan suatu bentuk usaha. Administrasi dapat pula di definisikan sebagai suatu siklus tindakan-tindakan yang memungkinkan organisasi atau lembaga mencapai tujuannya dengan cara-cara yang efektif dan efisien.

Disamping adanya pengertian pokok administrasi juga ada unsure pokok administrasi. Menurut siagian (1986) unsure pokok administrasi adalah :

a.        Adanya sekelompok manusia sedikitnya dua orang

b.        Adanya tujuan yang akan dicapai bersama

c.         Adanya tugas/fungsi yang harus dilaksanakan

d.        Adanya peralatan dan perlengkapan yang diperlukan.

Berdasarkan pengertian administrasi diatas selanjutnya akan dilihat pengertian administrasi pendidikan. Menurut Sutjipto & Rafllis (1994) administrasi pendidikan dapat dilihat dari berbagai aspek:

1.         Bila dilihat dari segi aspek kerjasama maka administrasi pendidikan dapat diartikan sebagai kerjasama diantara orang-orang/personil sekolah untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efesien.

2.        Administrasi pendidikan adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemantauan dan evaluasi dalam mencapai tujuan pendidikan.

3.        Administrasi pendidikan dapat dilihat dari segi kerangka berpikir sistem. Sistem adalah keseluruhan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling berintegrasi satu sama lain dalam proses mengolah masukan menjadi keluaran.

4.        Administrasi dapat dilihat dari segi manajemen. Apakah sumber daya manusia dan non manusia sudah didayagunakan untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.

5.        Administrasi pendidikan dapat dilihat dari segi kepemimpinan yaitu proses mempengaruhi, menggerakkan orang lain untuk bekerja lebih giat kearah pencapaian tujuan.

6.        Administrasi dapat dilihat dari segi proses pengambilan keputusan. Kegiatan kerjasama dalam proses pendidikan tidak luput dari pemecahan masalah yang dihadapi.

7.        Administrasi pendidikan dapat pula dilihat dari segi komunikasi. Dalam proses kerjasama pendidikan diperlukan komunikasi untuk menyampaikan apa yang perlu dilakukan atau yang diinginkan sehingga kerjasama tersebut dapat terjadi sesuai dengan yang dikehendaki.

8.        Administrasi pendidikan sering diartikan dalam pengertian sempit yaitu kegiatan ketatausahaan yang intinya adalah kegiatan catat mencatat, mendokumentasikan kegiatan, mengelola surat menyurat dengan segala aspeknya serta mempersiapkan laporan.

   Selanjutnya Purwanto (1999) mengemukakan administrasi pendidikan adalah segenap proses pengarahan dan pengintegrasikan segala sesuatu, baik personil, spiritual maupun material, yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan.

Menurut Depdikbud administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan kegiatan kerjasama dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pelaporan, pengkoordinasian, pengawasan dan pembimbingan, dengan menggunakan/memanfaatkan fasilitas yang tersedia baik personil, material untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efesien.

2.      Fungsi Administrasi Pendidikan

Dalam proses pelaksanaan administrasi mempunyai tugas-tugas yang harus dilaksanakan sendiri. Ada beberapa macam fungsi dari administrasi pendidikan diantaranya :

a.        Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan dalam kegiatan administrasi dan sekaligus sebagai persiapan sebelum sesuatu usaha dilakukan. Menurut Siagian (1980) perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Proses perencanaan pada umumnya menyangkut peramalan dan pengambilan keputusan. Melalui peramalan kita memperkirakan apa yang akan terjadi di masa datang berdasarkan informasi yang diperoleh dari masa lalu dan masa kini.

Perencanaan dapat diartikan sebagai penentuan langkah-langkah yang akan dilaksanakan di masa datang dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu perencanaan melibatkan kegiatan pengambilan keputusan dari sejumlah alternatif.

Dalam rangka melakukan perencanaan pendidikan, prinsip-prinsip berikut perlu diperhatikan.

-          Perencanaan adalah suatu proses yang berkesinambungan.

-          Perencanaan adalah suatu proses yang komprehensif.

-          Perencanaan hendaklah menghasilkan rencana yang fleksibel dan realistis.

-          Perencanaan harus berorientasi pada tujuan.

-          Perencanaan pendidikan harus memperhitungkan aspek-aspek kuantitatif dan kualitatif pendidikan.

-          Perencanaan pendidikan harus melahirkan rangkaian tindakan yang jelas, terarah, dan menurut prinsip efisiensi dan efektifitas.

-          Perencanaan pendidikan harus didasarkan pada identifikasi fenomena pendidikan yang sedang terjadi.

b.        Pengorganisasian

Pengorganisasian menurut Siagian adalah keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

Pengorganisasian di sekolah dapat didefenisikan sebagai keseluruhan proses pengaturan kekuasaan, wewenang pekerjaan, tanggung jawab dari personil sekolah yang mempunyai tata hubungan satu sama lain/ mekanisme kerjasama dapat menjamin tercapainya tujuan sekolah.   

c.         Pengarahan

Pengarahan menurut Nurhadi (1983) adalah usaha memberikan bimbingan dan pengarahan yang diberikan sebelum suatu kegiatan pelaksanaan dilakukan untuk memelihara,menjaga dan memajukan organisasi melalui orang-orang yang terlibat baik structural maupun fungsional, agar setiap kegiatan yang dilakukan nantinya tidak terlepas dari usaha pencapaian tujuan pendidikan.

Bimbingan dan pengarahan dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain:

1.        Memberikan orientasi tentang pekerjaan yang akan dilakukan

2.        Memberikan dan menjelaskan perintah

3.        Memberikan petunjuk pelaksanaan

4.        Memberikan kesempatan meningkatkan pengetahuan agar kebih efektif dalam melakukan kegiatan.

d.         Pengkoordinasian

Koordinasi merupakan kegiatan mengatur dan mengintegrasikan kegiatan para bawahan, metode, bantuan, ide, saran-saran dalam suatu kegiatan yang lebih besar secara harmonis, saling menunjang sehingga kegiatan berlangsung lebih efektif dan terarah pada pencapaian tujuan.

Pengkoordinasian disekolah diartikan sebagai usaha untuk mengatur kegiatan pendidikan berbagai individu atau unit sekolah agar kegiatan berjalan selaras dengan anggota/unit sekolah guna mencapai tujuan sekolah.

e.        Pengawasan

Pengawasan menurut Siagian (1986) adalah proses pengamatan dari para pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

Menurut Nurhadi  pengawasan adalah kegiatan mengukur tingkat efektivitas kegiatan kerja yang sudah dilaksanakan dan tingkat efesiensi penggunaan komponen pendidikan yang lain dalam usaha mencapai tujuan pendidikan. Untuk mengukur tingkat efektifitas dan efesiensi ini perlu dilakukan evaluasi untuk mengetahui sampai dimana pelaksanaan pendidikan yang dilakukan mencapai tujuan yang telah direncanakan serta memiliki kekuatan dan kelemahan program yang dijalankan.

f.          Penilaian

Di dalam fungsi penilaian ini terlihat kegiatan-kegiatan monitoring, kontrol, dan supervisi. Monitoring dilakukan selama berlangsung proses pelaksanaan pekerjaannya untuk memperoleh informasi tentang pelaksanaan.
Dengan demikian penilaian, monitoring, kontrol dan supervisi berkaitan erat dan mempunyai tujuan yang sama yaitu untuk lebih memperbaiki pelaksanaan program suatu organisasi atau lembaga.

Penilaian tidak hanya mengenai hasil atau tujuan akhir seperti telah direncanakan semula. Penilaian semacam ini dalam rangka sistem instruksional disebut evaluasi sumatif. Penilaian juga dilakukan selama berlangsungnya proses kegiatan penilaian ini disebut formative evaluation. Sehingga penilaian itu harus dilakukan secara berkesinambungan yang berkaitan dengan segi kehidupan maupun pelaksanaan suatu kegiatan sebuah organisasi atau lembaga.

g.        Pembiayaan

Pembiayaan sekolah adalah kegiatan mendapatkan biaya serta mengelola anggaran pendapatan dan belanja pendidikan menengah. Kegiatan ini dimulai dari perencanaan biaya, usaha untuk mendapatkan dana yang mendukung rencana itu, penggunaan, serta pengawasan penggunaan anggaran tersebut.

3.      Tujuan Administrasi pendidikan

Tujuan administrasi pendidikan adalah meningkatkan efesisensi dan efektivitas penyelenggaraan operasional pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan.

Kegiatan administrasi pendidikan yang dilaksanakan di sekolah merupakan sub sistem dari sistem pendidikan sekolah, sehingga tujuan administrasi pendidikan disekolah berusaha menunjang tercapainya tujuan pendidikan sekolah secara efektif dan efesien.

Tujuan administrasi pendidikan di sekolah dapat dibedakan atas:

a.        Tujuan jangka pendek

Tujuan administrasi di sekolah dalam jangka pendek adalah agar tersusun dan terlaksananya suatu sistem pengelolaan instrumental dari proses pendidikan guna mencapai pelaksanaan pendidikan di sekolah secara efektif dan efesien.

b.        Tujuan jangka menengah

Tujuan administrasi pendidikan jangka menengah adalah menunjang tercapainya tujuan institusional masing-masing jenis dan jenjang pendidikan seperti yang digariskan oleh kurikulum.

c.         Tujuan jangka panjang

Tujuan jangka panjang adalah untuk menunjang tercapainya tujuan pendidikan nasional seperti digariskan dalam Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional No 2 tahun 1989.

4.      Bidang Garapan Administrasi Pendidikan

Sebagaimana halnya disiplin ilmu lainnya administrasi pendidikan mempunyai bidang garapan/ruang lingkup tersendiri. Bidang garapan administrasi pendidikan dapat dikelompokkan atas : 

a.        Bidang kurikulum

Di Indonesia, kurikulum ditentukan secara terpusat di tingkat Nasional. Ruang lingkup bahkan sekuensinya ditentukan secara sentral. Oleh karena itu, sekolah-sekolah yang sejenis dan setingkat menggunakan kurikulum yang sama.
Konsekuensi sistem sentralisasi kurikulum ini antara lain adalah sekolah-sekolah hanya tinggal melaksanakan kurikulum yang telah ditetapkan. Diantara kegiatan yang dapat dan perlu dilakukan oleh sekolah dalam rangka administratif kurikulum adalah :

-          Penyusunan kalender pengajaran tahunan.

-          Penyusunan jadwal pengajaran harian dan mingguan.

-          Pencarian dan pengembangan sumber-sumber belajar.

-          Pengembangan persiapan mengajar.

-          Pengembangan kegiatan-kegiatan kokurikuler.

-          Pengembangan instrumen penilaian, pelaksanaan, dan pelaporan hasil-hasil belajar.

-          Pengembangan strategi dan teknik-teknik mengajar-belajar.

b.        Bidang Kesiswaan

Prinsip-prinsip yang berlaku dalam administrasi personil pada dasarnya terpakai juga dalam administrasi siswa. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam rangka ini antara lain :

-          Penentuan daya tampung sekolah.

-          Penentuan syarat-syarat, prosedur dan pelaksanaan pendaftaran.

-          Seleksi.

-          Pengelompokkan.

-          Penetapan dan pembinaan disiplin siswa.

-          Evaluasi siswa untuk berbagai keperluan seperti kenaikan kelas.

-          Pelaporan dan penyimpanan catatan data tentang siswa.

c.         Bidang keuangan

Sumber-sumber keuangan sekolah yang utama adalah Pemerintah dan orang tua siswa. Melalui usaha POMG dapat pula diperoleh sumbangan dari pihak swasta. Atas usaha sekolah sendiri pun dapat diperoleh dana tambahan, umpamanya dengan membuka koperasi sekolah, peternakan, usaha kerajinan, perkebunan dan dari pameran atau pertunjukan sekolah. Kegiatan-kegiatan yang tercakup dalam administrasi keuangan ini antara lain meliputi :

-          Penyusunan anggaran lengkap dengan peruntukannya

-          Pencarian sumber-sumber keuangan tanpa melanggar peraturan-peraturan yang berlaku.

-          Pengaturan pemasukan, penyimpanan, pengalokasian, pembelanjaan atau penggunaannya.

-          Pencatatan atau pembukuan.

d.        Bidang personalia pendidikan

Pada umumnya personil pendidikan dibedakan atas personil instruksional dan personil noninstruksional. Di Indonesia tergolong atas tenaga edukatif dan tenaga administratif. Tenaga edukatif seperti guru melaksanakan tugas-tugas pengajaran, sedangkan tenaga administratif melaksanakan tugas-tugas administratif dalam arti yang luas.

Banyak sekali kegiatan yang dilakukan dalam rangka administrasi personil ini. Diantaranya yang paling penting adalah :

-          Penentuan kebutuhan akan tenaga personil yang diperlukan, baik jumlah jenis maupun kualifikasinya.

-          Perumusan deskripsi pekerjaan.

-          Penyusunan struktur kompensasi.

-          Penyusunan struktur organisasi.

-          Pengusulan pengangkatan menjadi calon pegawai.

-          Penempatan dan penyelenggaraan masa orientasi.

-          Penyelenggaraan masa percobaan.

-          Penilaian untuk keperluan pengembangan, promosi, penurunan pangkat atau kedudukan, transfer dan pemberhentian.

e.        Bidang saran dan prasarana

Banyak sekali jenis sarana pendidikan yang diperlukan oleh lembaga-lembaga pendidikan. Dalam bidang sarana umum misalnya adalah gedung dan lingkungan fisik sekolah. Perabot sekolah seperti lemari, meja dan kursi atau bangku, papan tulis, mesin tik, mesin stensil.

Di bidang sarana instruksional termasuk buku-buku, alat peraga, perlengkapan laboratorium, dan berbagai media instruksional lain. Tidak pula dilupakan fasilitas olah raga dan kesenian.

Upaya yang perlu dilakukan berkenaan dengan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan, pemeliharaan, dan pengaman sarana dimaksud. Yang penting diperhatikan disini adalah segala sarana yang tersedia hendaknya dimanfaatkan semaksimal mungkin. Oleh karena itu penting dilakukan upaya agar sarana senantiasa fungsional dalam artian selalu siap bila sewaktu-waktu diperlukan.

f.          Bidang ketatausahaan

-          Organisasi dan struktur pegawai tata usaha.

-          Anggaran belanja keuangan sekolah.

-          Masalah kepegawaian dan personalia sekolah.

-          Keuangan dan pemblukuannya.

-          Korespondensi/surat menyurat.

-          Masalah pengangkatan, pemindahan, penempatan, laporan, pengisian buku induk, raport dan sebagainya.

g.        Bidang hubungan sekolah dengan masyarakat

Sekolah adalah salah satu lembaga sosial yang melayani anggota-anggota masyarakat di bidang pendidikan. Sekolah-sekolah hidup di tengah-tengah masyarakat dan kelangsungan hidupnya banyak ditentukan oleh masyarakat. Komponen utama di sekolah adalah anggota-anggota masyarakat, yaitu para siswa, yang harus dilayani sebaik-baiknya. Sekaligus berarti bahwa yang terutama memetik hasil pendidikan itu juga adalah masyarakat.
Hubungan dan kerjasama masyarakat hendaklah dipelihara dan ditingkatkan secara aktif oleh sekolah.

Dalam hubungan ini Burrup menunjukkan ciri-ciri hubungan sekolah dan masyarakat yang baik :

-          Jujur dalam maksud dan dalam pelaksanaan.

-          Implisit atau tersirat dalam seluruh program sekolah.

-          Berkesinambungan dalam penyelenggaraannya.

-          Positif dalam pendekatan.

-          Bersifat komprehensif.Peka dan sederhana dalam segi konsep dan perumusannya.

h.        Bidang layanan khusus

Untuk menunjang kegiatan belajar-mengajar, berbagai layanan khusus bagi siswa perlu dikembangkan dan diatur penyelenggaraannya. Tujuannya adalah agar setiap siswa dapat memperoleh manfaat sebesar-besarnya dari situasi belajar-mengajar yang dilaksanakan di sekolah.

Layanan-layanan khusus dimaksud antara lain layanan bimbingan dan penyuluhan, layanan psikologis, layanan kesehatan, layanan makanan dan minuman dan layanan transportasi serta pemberian bantuan finansial atau material.

DAFTAR PUSTAKA

http://mklh1admpendidikan.blogspot.com/, diakses tanggal 10 April 2013).

http://www.sarjanaku.com/2010/01/makalah-administrasi-pendidikan-dalam.html, diakses tanggal 10 April 2013).