Cara Mudah Membuat Surat Massal dengan Mail Merge di Microsoft Word

Cara Mudah Membuat Surat Massal dengan Mail Merge di Microsoft Word

                Pagi sahabat Meldiya, ulasan kali ini saya akan berbagi cara mudah membuat surat massal dengan Mail Merge di Microsoft Word. Surat massal bagaimana? Nah, apakah sahabat pernah diminta membuat surat massal yang jumlah penerima dan alamat tujuannya berbeda? Apakah sahabat masih dengan sangat telaten menulis manual penerima dan alamat tujuannya? Jika penerima surat hanya 10 orang mungkin tidak akan menjadi masalah berarti, lalu bagaimana jika penerima ratusan orang?

Berikut tutorial sederhana yang dapat sahabat terapkan untuk mengatasi masalah tersebut.  Namun sebelumnya simak terlebih dahulu ulasan dibawah ini.

Microsoft word sebagai salah satu aplikasi pengolah kata memiliki sebuah tab menu Mailings, yang didalamnya terdapat fitur Mail Merge. Mail Merge dapat digunakan untuk membuat sebuah dokumen dengan isi yang sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Mail Merge dapat digunakan untuk membuat surat, sertifikat, label dan amplop. Kita hanya perlu membuat satu blanko dan menyiapkan database penerima maka blanko dapat digunakan untuk seluruh penerima yang terdaftar di database kita.

Untuk itu dalam memanfaatkan fitur Mail Merge kita memerlukan 2 dokumen pendukung, yaitu:

1.                   Dokumen Master

Dokumen ini merupakan dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima. Pada dokumen master ini aplikasi yang kita gunakan adalah Microsoft Word.

2.                   Dokumen data source

Dokumen ini berisi khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat si penerima. Pada dokumen data source ini aplikasi yang kita gunakan adalah Microsoft Excel.

Adapun langkah-langkah membuat Mail Merge sebagai berikut:

a)                  Membuat dokumen master pada Microsoft Word

Buatlah sebuah blanko surat pada Microsoft Word sesuai kebutuhan. Anda dapat melihat contoh surat dibawah ini. Dan simpanlah dokumen tersebut dengan nama master surat. Jangan menutup (close) file ini ketika anda mengerjakan data source penerima.

b)                  Membuat data source pada Microsoft Excel

Langkah selanjutnya adalah membuat data master penerima dan alamat penerima pada Microsoft Excel. Lihat contoh dibawah ini. Simpan dengan nama data penerima.

c)                   Menggabungkan data master dan data source

-                      Buka kembali file master surat sebelumnya, pilih pada tab Mailings

-                      Selanjutnya kita memilih data source yang telah rampung dibuat sebelumnya.

-                      Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

-                     Pilihlah Use Existing List, dan cari lokasi dokumen data penerima pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.

-                 Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan jangan lupa centang pada opsi First row of data contains column headers. Kemudian klik OK.

-                      Langkah selanjutnya adalah menempatkan data pada tempatnya masing-masing.

-                      Letakkan kursor di bawah tulisan Kepada Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali , kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama_Siswa.

-                      Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>. 

  -                      Klik tombol Preview Results untuk melihat hasil penggabungan. Maka surat akan ditampilkan per data. Silahkan klik tanda panah untuk berpindah antar data.

-                      Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang diinginkan.

Hasil Penggabungan

d)                  Menyimpan dan mencetak dokumen Mail Merge

Tahap akhir yang tidak kalah penting adalah menyimpan dan mencetak dokumen. Pada tahap ini pilihlah menu Finish & Merge.

-                      Print Documents, digunakan untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:

1)                  All untuk mencetak semua surat.

2)                  Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

3)                  Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

-                      Edit Individual Documents, digunakan untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).